各学院、各培养单位：

为规范毕业生档案管理，确保毕业生离校前其档案材料收集完整、离校后准确及时安全快捷转递，为其就业和今后发展提供适时有效利用，现就2024届毕业生档案收集、整理、归档和转递工作有关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档工作的组织实施

毕业生档案材料归档工作由档案馆统筹组织，各学院具体实施。各学院须明确毕业生档案材料归档工作负责人，由负责人具体组织毕业班辅导员及有关人员开展本学院毕业生档案材料收集、整理及移交等工作。

二、毕业生档案归档范围及要求

（一）本专科毕业生主要归档材料

入学材料袋：1.高中档案（高中学生学籍卡片、高中学业考试成绩卡、高中体检表、高中毕业生登记表）；2.高考材料（招生考生报名登记表、招生考生体检表、高考志愿表）；3.入团志愿书；4.长春工业大学录取通知书；5.长春工业大学学生登记表等。（注：档案馆已接收完入学材料袋）

大学材料袋：1.学生历年学习成绩表；2.高等学校毕业生登记表；3.大学体格检查表；4.学生思想品德考核评定表；5.毕业设计论文答辩审核表；6.高等学校毕业生档案转递单;7.奖励材料；8.处分材料；9.入党材料；10.参军入伍材料；11.授予学士学位的决定;12.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料等。

（二）硕士毕业生主要归档材料

1.入学前档案;2.研究生登记表;3.毕业生登记表;4.入学登记表；5.答辩申请与学位审批表;6.学籍表;7.党团材料;8.毕业体检表;9.高等学校毕业生档案转递单;10.奖惩材料;11.学籍异动材料;12.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料等。

（三）收集整理毕业生档案材料具体要求

1.收集、整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的首要环节，各学院要高度重视，认真组织好相关人员按照归档范围收集整理各类档案材料，不出现档案材料“漏装”、“错装”等情况，确保每一位毕业生的档案材料齐全完整真实。

2.参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时，须严格遵守档案工作有关规定，做好鉴定与保密工作，保障档案材料的安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料。

3.各学院须在6月14日前将毕业生档案材料整理完毕，并将毕业生档案袋按档案馆提供的班级名条顺序排列。具体归档和移交时间档案馆另行通知。

三、规范做好毕业生档案去向信息登记工作

（一）档案信息登记

各学院要加大毕业生自主登记工作力度，督促指导毕业生按要求登记毕业档案去向信息。毕业生登录《全国高校毕业生毕业去向登记系统》，点击“档案信息登记”进入主界面。毕业生在主界面点击档案信息栏的“档案信息登记”，选择档案转递类型，填写档案转递信息，上传图像证明材料，提交学院审核。具体登记操作方法见《全国高校毕业生毕业去向登记系统操作指南（档案信息登记）》（附件1）。

（二）档案转递类型

1.到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位（系统中选择签约单位接收）；

2.到非公单位就业或自主创业、自由职业的，转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构（系统中可选择上级主管单位接收、托管单位接收或者回生源地）；

3.暂未就业的，转递至户籍地公共就业人才服务机构（系统中选择回生源地，档案转递信息系统会根据毕业生生源所在地反显，毕业生可结合反显信息进行修改或补充。注意：若档案转递类型为转回生源地，但档案转递信息并未反显，毕业生需自行填写准确信息）；

4.国内（境）升学的，转递至录取院校。（系统中选择签约单位或者上级主管单位接收，毕业生需与录取院校确定档案接收地址等信息）。

5.出国出境深造的，转递至户籍地公共就业人才服务机构（系统中选择回生源地）。

（三）档案去向信息登记要求

1.各学院要通知毕业生提前与用人单位和档案接收部门核实好接收档案的详细地址、单位名称、接收人及联系电话、邮政编码等信息，确保毕业档案去向登记信息准确。

2.各学院督促指导毕业生于6月6日前登录《全国高校毕业生毕业去向登记系统》，完成毕业档案去向信息登记。毕业班辅导员及时登录《全国高校毕业生毕业去向登记系统》，于6月10日前完成档案信息审核。

3.各学院集中组织填写《高等学校毕业生档案转递单》（附件2），加盖档案馆印章后，随档案材料一同密封于档案袋中。毕业生毕业去向和档案转递信息与《高等学校毕业生档案转递单》填写内容必须保持一致，一旦信息发生变化，转递单必须同步更新。

四、毕业生档案转递及校核

1.为保证毕业生个人档案投递快速、准确无误，避免个人档案延期和丢失情况发生，毕业生离校前由辅导员通知学生认真填写本学院2024届毕业生档案邮寄信息表（附件3），毕业班辅导员认真校对核验无误后传给档案馆，档案馆校对无误后打印邮寄快递单。

2.按照档案馆安排，各学院从6月15日起开始移交毕业生大学材料袋，各学院组织相关人员到档案馆开展装档、密封、盖章、粘贴邮寄单等工作。

3.档案馆专职档案员对邮寄档案、派往长春市人才档案，留校档案等进行分块处理、交接，专职档案员与各学院毕业班辅导员在档案移交名册签字。

4.毕业生档案学生个人不得自带和保管，档案接收地址不能是家庭住址，接收人不能是毕业生本人或家属。

五、档案转递形式与查询

1.按照教育主管部门要求，档案转递统一采用“中国邮政EMS标准快递”邮寄。

2.派往长春市人才的毕业生档案，按照长春市人才档案表格、装档、移交名册要求整理，档案馆专人转送将学生档案送到长春市人才，完成交接手续。

3.档案转递工作完成后，档案馆将邮政号码及时发给毕业班辅导员，毕业班辅导员对接自己学院学生，及时公布学生档案查询投递去向、快递单号。毕业生本人根据就业转档要求及时向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的，请通过邮政EMS查询后即时反馈情况。

4.留校档案或因特殊原因邮寄返回的档案，经学生本人确认、毕业班辅导员审核后再次邮寄。

联系电话：本专科：尹老师85716238

研究生：王老师85716204

附件：

1.《全国高校毕业生毕业去向登记系统操作指南（档案信息登记）》

2.《高等学校毕业生档案转递单》

3.《学院2024届毕业生档案邮寄信息表》

长春工业大学档案馆

2024年6月3日