各部门、各单位：

我校建校七十周年校庆（以下简称“校庆”）工作已经完美收官。校庆期间学校形成了大量宝贵的文字材料、声音影像和实物资料，这些材料凝聚着全校师生员工的智慧和心血，也凝聚着社会各界和校友们对学校的奉献，对传承学校文化，弘扬工大精神，促进学校发展有着重要的参考利用价值，值得我们永久保存。为确保学校七十周年校庆活动有关材料及时、完整归档，现将校庆材料收集工作有关事宜通知如下。

一、基本原则

各部门、各单位要高度重视校庆材料的收集归档工作，本着对学校历史和未来负责的精神，坚持真实性、原始性、规范性的基本原则，指定专人负责，切实做好校庆材料的收集整理和归档工作，以防散失或损毁，确保有保存价值的各种载体形式的材料收集齐全完整。

二、归档范围

学校在校庆工作与活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、不同载体的材料。主要包括：

1.方案类：如校庆工作方案、接待工作方案、请示报告等。

2.通知类：如通知、公告、会议日程等。

3.讲话类：友好院校、合作单位、校友、学校领导、师生代表等在筹备会、庆典大会等重要会议上的主持词和讲话内容。

4.信函类：邀请函、贺信等。

5.捐赠类：捐赠者、捐赠内容、捐赠说明、捐赠清单等。

6.协议类：活动中签订的合同、协定、协议书等。

7.报道类：校庆期间举办的各类庆典活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料。

8.声像类：活动产生的照片、录像等，含宣传片、宣传册、庆典大会、文艺演出等。

9.实物类：校庆期间制作的与校庆各类活动相关的印刷品和纪念品，如邀请函、嘉宾证、明信片、纪念邮册、徽章、证书、纪念品等。

10.其他有保存价值的材料。

三、工作要求

1.各部门、各单位要高度重视并切实做好校庆材料归档工作，指定专人负责，按照收集要求做好相关工作，并于12月15日前，将材料报送校庆工作办公室，联系人赵宝贵，电话85716213。

2.学校校庆活动所形成的具有保存价值的材料由各相关部门负责整理归档；学院组织校庆活动所形成的具有保存价值的材料由学院负责归档。

3.材料收集要齐全完整，内容真实客观，数据准确详实，声像清晰。纸质材料、实物应为原件，并同时提供电子材料。

4.材料移交归档时需打印档案移交登记表、档案移交目录一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。

5.按照“谁形成、谁归档”的原则，校庆资料产生在哪个部门，就由哪个部门收集整理归档，各部门、各单位是档案收集整理的第一责任单位；校庆工作办公室负责档案资料的汇总并向档案馆统一移交工作；档案馆负责指导、监督校庆材料的收集整理并接收档案入库。

四、其他

在归档过程中，如遇到问题，请随时与档案馆联系，档案馆提供业务咨询和技术指导。

联 系 人：王秀娟

联系电话：13019226087

 校庆工作办公室 

档案馆 

     2022年12月3日