各部门、各单位：

 为进一步规范学校档案管理工作，提升文件材料归档的完整性、规范性与时效性，切实保障学校档案资源有效归集与安全保管，根据《档案法》、《长春工业大学档案工作管理办法》的相关规定，现就各部门落实兼职档案员及参加档案管理软件培训有关事项通知如下：

 一、明确人员与职责

请各部门指定一名工作人员担任本部门兼职档案员，全面负责本部门文件材料的收集、整理与归档工作：

 1.负责收集、整理上级部门下发与本部门相关的、以及本部门在工作中形成的具有存档价值的各类文件材料；

2.严格按照学校档案馆归档要求，规范完成归档材料电子版上传及纸质版整理、移交工作。

 二、培训时间与准备

档案馆定于4月21日（周二）下午1:30在南湖校区主楼6楼机电学院1653室机房举办档案管理软件使用专题培训。请各部门务必提前确定本部门兼职档案员，确保参训人员全覆盖、无遗漏，通过培训熟练掌握软件操作技能，能够独立、规范完成线上归档、档案查阅及日常管理等工作。

 三、有关要求

请各部门高度重视，认真落实人员安排，要求本部门兼职档案员于4月17日下班前加入兼职档案员微信工作群。档案馆将依据最新人员名单完成系统授权。请督促兼职档案员认真履行岗位职责，按时参加培训，确保学校档案管理工作规范、高效、有序开展。

入群要求：

 1.进群后请及时修改群昵称：部门+姓名（入群二维码见附件）

 2.群内仅用于档案工作相关通知、业务交流，不发与工作无关内容

 3.请保持关注群消息，及时回复相关工作安排

特此通知。

                                        档 案 馆

2026年4月15日